効率的に仕事を進めるために欠かせないのがタスク管理。しかし、タスク管理を上手に行えている・使いこなせていると自信を持っていえる人は実は少ないのではないでしょうか。
この記事では、タスク管理をする上で必ず押させておきたいポイントや、効率的で自分にあったタスク管理の方法を見つけるコツについてお伝えします。
そもそもタスク管理とは？ – タスク管理のメリット
タスク管理とは、ある仕事について要求される基準を満たしつつ期限や締め切りに間に合うよう、「やるべきこと」を管理することです。
ただ漠然と仕事を進めるのと、効率的に管理しながら行うのとでは明確な差が生まれます。タスク管理のメリットとして、主に以下のようなものが挙げられます。
01．効率的に仕事を進められる
タスク管理をすることによって、無駄や回り道を減らし効率的に仕事を進めることができます。一つのタスクが終わるたびに「次は何をするといいんだっけ…」と立ち止まって考える無駄や、「手をつけてみたものの、こっちのタスクが終わってないと進まないタスクだった…」のような無駄は、上手なタスク管理によって大幅に減らすことが可能です。
02．今するべきことが明確になり、ストレスが減る
大きなタスクにありがちですが、手を動かしてはいるものの「このまま進めていて本当に期限に間に合うのだろうか…」や「今全体のうちどのくらいの進捗なんだろう…」と不安になった経験のある人も多いのではないでしょうか。
上手なタスク管理をすることで、全体が可視化され今するべきことが明確化されます。その結果、上記のような不安やストレスを和らげ目の前のタスクに集中できるようになります。
03．うっかりミスや漏れを防止できる
人間誰しもうっかりミスや漏れはあるもの。タスク管理を上手に活用することで、そういったミスや漏れを事前にキャッチ・防止することが可能になります。
大きなタスクや仕事であればあるほど起こりがちなものですが、タスク管理によって全体が見渡せるようになれば、意外な落とし穴や抜け漏れは意外と見つけやすいものです。
タスク作成の流れ
上手なタスク管理を行い十分に活かしきるためには、最初のタスク作成が最も重要です。ここがしっかりできていないと、上で述べたようなタスク管理のメリットが薄くなってしまいます。ここでは基本的なタスク作成の流れと注意点についてお伝えします。
STEP１．タスクの洗い出し
まず一番最初にやるべきことは「タスクの洗い出し」です。ここで注意したいのは、必ず何かに書き出して整理をするということです。手書きでもPCやスマホでも構いませんが、頭の中で認識している・覚えているタスクを必ず一度可視化しましょう。
どんなに記憶力に自信のある人でも、いざ書き出し始めると後からあれもこれもとタスクがどんどん出てくることは珍しくありません。また、実際にリストアップすることは、自分の認識とは違って実はタスクが山積みだった、のようなギャップを埋めるのにも役立ちます。
STEP2．優先順位の設定
タスクが全て洗い出せたら、次は優先順位の設定をします。①で洗い出したタスクの中には、少なからず関連性があるものがあるはずです。どのタスクが終わってないと次のタスクが行えないのかという因果関係を考慮しながら、優先順位を設定していきましょう。
実際に仕事を進める上で、優先順位に調整が必要になることはよくありますが、ここで大切なのは「いったん決めきる」ことです。後で変わるかもしれないけれど一回決めておくのと、後で変わるかもしれないからグレーのままにしておくのとでは、感じるストレスが全く異なります。
STEP3．期限の設定
最後に、期限の設定をします。タスクの中には、明確な期限があるものもあれば「今週中」「今月中」のように明確な期限のないものもあるでしょう。注意すべきはこの明確な期限の「ない
」タスクです。
「今週中」「今月中」のようなタスクはついつい後回しになりがちです。期限が明確でないため、「気がついたらもう明日が今月最終日だった」という事態を招きやすく、タスク管理そのものが上手くいかない原因になります。具体的な日付を設定する、もしくは「今月中」のような期限のタスクを増やしすぎないなどの工夫をしましょう。
タスク作成のコツとポイント
タスク作成の流れと基本的な注意点についてお伝えしましたが、より上手なタスク管理にするために心がけたいポイントがあります。ここではタスク管理が上手くいくタスク作成のコツとポイントをお伝えします。
タスクは可能な限り分解する
タスクは可能な限り細かく分解するのが、上手なタスク作成のコツです。例えば「○月○日までにA社に見積書を送付する」というタスクはありがちで、違和感を感じない方も多いでしょう。
しかし、これは「△月△日までに見積書を作成する」「×月x日までに上長の確認を受ける」などに分解が可能です。こういった、「大タスク」を達成するための「小タスク」をあらかじめ認識しておくことで、予想外の事態や「すぐ終わるタスクと思っていたのに実は全然違っていた」などの見込み違いを防ぐことができます。
曖昧なタスクを設定しない
「③期限の設定」の項目でもお伝えしましたが、曖昧なタスクを設定しないことも大切です。期限に限らず、タスクの内容、最終的に誰の確認が必要なのかや満たされるべき条件など、タスク作成の時点で可能な限り全ての要素を明らかにしておきましょう。
これはなぜかというと、タスクの内容が曖昧なまま優先順位を考えると、優先順位の設定間違いが多くなってしまうためです。また、優先順位を後から調節すること自体は必要ですが、常に変更が発生するような状態では目の前のタスクに集中することができません。タスク作成時点で、不確定かつ曖昧な要素はなるべく排除しておきましょう。
タスクを管理する方法
最後に、タスク管理の方法についてよく使われている方法を4つご紹介します。タスク管理は人によってそれぞれ合っている方法が異なります。しっくりこないな、と感じたら別の方法を試してみましょう。
タスク管理ツールを使う
スマホ向け・PC向けそれぞれ、タスク管理に特化したアプリやツールが数多く公開されています。タスクを管理するための便利機能が盛り込まれていますので、自分に合うツールを探してみるとよいでしょう。
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エクセル・スプレッドシートを使う
既存のアプリやツールではどれもしっくりこないという人は、エクセルやスプレッドシートなどでオリジナルのタスク管理表を作ってみては。状況や使い勝手に合わせてすぐにシートの方を合わせることができるのは魅力です。
エクセルでタスク管理をスマートに〜仕事効率がアップする工程表テンプレ7選
ノートや手帳を使う
アプリやエクセルなどデジタルツールに頼るのも良いですが、人によっては意外と手書きが向いている場合もあります。ノートや手帳の良いところは、タスクだけでなくメモなども一括管理できるところ。考えることが多い人は一度試してみては。
メールを使う
変わり種ですが、メールを使ったタスク管理もあります。届いたメールを期限や優先度に応じて分類することでタスク管理をするという方法です。普段メールをメインのコミュニケーション手段にしている人は試してみては。
まとめ
タスク管理において押さえるべき基本的なポイントとコツ、タスク管理の方法などについてお伝えしてきましたがいかがでしたでしょうか。
タスク管理は上手に行えば効率化の強い味方になってくれます。自分に合った方法とポイントを抑えたタスク管理で仕事上手を目指しましょう。
